Kantoor en Administrasie
Kantooradministrateurs speel 'n fundamentele rol in die interne bedryf van 'n besigheid. Daar word grotendeels na hulle verwys as "alles-doeners", omdat hul rolle tipies als insluit, van die invoer van data en die hantering van die maatskappy se korrespondensie tot die organisering van maatskappy funksies, soos gholf-dae en eindjaar funksies. Hulle word dikwels beskou as die eerste indruk van 'n maatskappy, aangesien hulle gewoonlik daarvoor verantwoordelik is om besoekers te ontmoet en te groet, en in die regte rigting te stuur, of om hulle te help om kontak te maak met die betrokke beamptes binne die maatskappy. Baie administratiewe ondersteuningsberoepe begin by toetrede met leerlingskap posisies, maar deesdae verkies die meeste werkgewers dat werknemers die maatskappy binnekom met vorige opleiding in die betrokke veld – soos 'n sekretariële, boekhouding of basiese rekenaarkursus. Kantooradministrateurs werk nou saam met ander personeel en moet dus met ander kan saamwerk as deel van 'n span. Bekwaamheid op 'n verskeidendheid gebiede, soos ondervinding in verskillende sagteware-pakkette, uitstekende organisatoriese vaardighede vir die ontwikkeling van liasseringstelsels, bo-gemiddelde kommunikasievaardighede, en die vermoë om by nuwe situasies of nuwe posisies aan te pas is definitief voordelig wanneer jy aansoek doen om 'n posisie in hierdie sektor. Kantoor- en administratiewe werk 'n Administratiewe assistent hanteer gewoonlik algemene kantoorpligte, wat take mag insluit soos die koördinering van liasseringstelsels, betaallyste, aankoop prosedures en ander administratiewe aktiwiteite vir 'n departement binne 'n organisasie. Ander verantwoordelikhede is interpretasie van bedryfsbeleid; die instelling van nuwe prosedures; die oplossing van enige administratiewe probleme; besluitneming oor kantooruitleg; bystand op gebiede soos die voorbereiding van begrotings of finansiële verslae; die samestelling van inligting; en bystand met die beplanning van funksies. Administratiewe assistente is soms verantwoordelik vir oorsig en toesighouding oor ander werkers. Rekenaarbekwaamheid, leierskapeienskappe, en uitstekende organisatoriese en kommunikasievaardighede is belangrik in hierdie werk. Die werk van 'n mediese ontvangsdame verskil hoofsaaklik van dié van ander ontvangsdames, omdat daar gewoonlik van 'n mediese ontvangsdame verwag word om 'n deeglike kennis van mediese terminologie en sagteware te hê, asook 'n algemene belangstelling in die gesondheids- en mediese sektore. Mediese ontvangsdames gebruik gespesialiseerde sagteware of netwerkstelsels vir boekhouding of om verslae by verskeie dokters in te dien. Pligte in hierdie werk sluit in: die skedulering van afsprake vir pasiënte; verduideliking van beleid aan pasiënte en hantering van ander algemene navrae deur pasiënte; afhandeling van inkomende en uitgaande korrespondensie; merk en indiening van patologie-monsters aan laboratoriums vir toetsing; neem van oproepe van patologie-laboratoriums of radiologie-departemente en deurgee van inligting aan die dokter; hantering van oproepe van pasiënte vir die herhaling van voorskrifte; skedulering van hospitaal opnames; liassering van verslae of mediese fonds dokumentasie; gebruikmaking van 'n diktafoon masjien vir die tik van vertroulike mediese verslae wat deur die dokter opgeteken word; sowel as toesien dat die ontvangsarea altyd skoon en netjies is. In hierdie beroep is dit noodsaaklik om onafhanklik te kan werk en respek vir die privaatheid en vertroulikheid van pasiënte se rekords te hê. Dit is uiters belangrik om pasiënte en hul familielede op 'n taktvolle en empatieke manier te kan hanteer. Kantoor en administratiewe verenigings OPSA Die vereniging vir kantoor beroepsmense van Suid-Afrika (OPSA) is in 1982 gestig vir administratiewe assistente, administrasie-bestuurders, uitvoerende assistente, uitvoerende beamptes, kantoorassistente, kantoorbestuurders, persoonlike assistente, ontvangsdames, sekretaresses en tiksters – eintlik alle professionele kantoorpersoneel. Hul missie is om die sekretariële beroep te verhef deur internasionaal erkende standaarde van uitmuntendheid toe te pas deur: prestasie standaarde vir administratiewe beroepsmense te bevorder en te ontwikkel; leiding en raad te verskaf vir voortgesette persoonlike en professionele groei; lede se suksesse te erken; en geleenthede te bied vir leiding en netwerking, sowel nasionaal as internasionaal. www.opsa.org.za IAAP Die missie van die internasionale vereniging van administratiewe beroepsmense (IAAP) is om die erkende leier van administratiewe beroepsmense te wees en hul individuele en gesamentlike waarde, beeld, bekwaamheid en invloed te verhoog. IAAP se doel is om inligting, opvoeding en opleiding te verskaf en om standaarde van uitmuntendheid daar te stel wat erken word deur die besigheidsgemeenskap vanuit 'n wêreld perspektief. IAAP se doelwitte is om die standaarde van alle administratiewe beroepsmense te verhoog en hul werkverhoudings met bestuur te bevorder deur voortgesette opvoeding, gemagtigde programme en publikasies. IAAP se visie is om all administratiewe beroepsmense te inspireer en toe te rus om uitmuntendheid te bereik. www.iaap-hq.org ICSA Die instituut van geoktrooieerde sekretaresses en administrateurs (ICSA) is 'n onafhanklike, self-regulerende professionele liggaam, wat in 1891 gestig is. Dit is die leidende professionele liggaam vir maatskappy sekretaresses en korporatiewe administrateurs in die openbare, privaat en vrywillige sektore, en tree op as die professionele forum vir 46 000 lede en 27 500 studente wêreldwyd. Lede beskik oor 'n breë grondslag van kennis en die plooibaarheid om doeltreffend op te tree as professionele administrateurs en bestuurders in posisies wat tradisionele spesialis-grense oorsteek. Hierdie uitmuntendheid word weerspieël in die erkenning van die kwalifisering vir lidmaatskap aan alle onderafdelings dwarsoor die wêreld. www.icsa.co.za IAC Die instituut van administrasie en handel (IAC) bevorder formele studie en strewe om standaarde vir professionele uitmuntendheid te handhaaf. Die IAC bevorder die hoogste professionele standaarde van bekwaamheid en integriteit van lede, sowel as bekwaamheid en etiese gedrag onder lede. Hulle bereik dit deur hoë standaarde van beoordeling te handhaaf in besigheids- en openbare bestuurskwalifikasies in suider Afrika. www.iacsa.co.za Vir meer inligting oor werk in kantoor en administrasie, sien asb. die Mei 2007-uitgawe van SA Career Focus Magazine.
|
Back
Print
Bookmark
